GED : des documents toujours à portée de main

Les entreprises ont l’obligation de conserver de nombreux documents dans leurs archives, soit des documents administratifs soit des documents ayant un intérêt plus pratique, plus technique.

Cette conservation des documents peut être faite de façon traditionnelle, c’est-à-dire en conservant les documents sur un support papier dans un local d’archives qui contient de nombreuses armoires et classeurs. Cette méthode traditionnelle a de nombreux désavantages donc le plus important est la difficulté de retrouver un document lorsqu’on en a besoin.

Qu’est-ce que la GED ?

La GED (gestion électronique des documents) est un processus qui utilise la technologie informatique pour stocker, gérer et suivre des documents électroniques et des images d’informations sur papier.

L’avènement des nouvelles technologies a permis le développement de ce système qui est aujourd’hui considéré comme essentiel dans le travail quotidien de nombreuses entreprises.

YouTube video

Comment fonctionne la GED ?

Un système de GED consiste en un ensemble de procédures et de technologies qui permettent la capture, l’indexation, le stockage, la récupération, le suivi et la destruction des documents. Dans un système de GED, tous les documents sont stockés électroniquement, c’est-à-dire sous forme numérique, sur un serveur informatique. L’utilisation d’un système de GED vous permet d’avoir tous vos documents toujours à portée de main, indépendamment de leur emplacement ou du moment où ils sont nécessaires .

Les documents sont stockés dans une archive électronique, qui est similaire à une archive papier traditionnelle, mais avec la grande différence qu’il est beaucoup plus facile de trouver le document souhaité. En effet, grâce aux fonctions de recherche avancées présentes dans la plupart des systèmes de GED, vous pouvez trouver rapidement et facilement le document dont vous avez besoin, quelle que soit la quantité d’informations présentes dans les archives.

YouTube video

La gestion électronique des documents pour mieux s’y retrouver

Avec la gestion électronique des documents, retrouver n’importe quelle document se fait très facilement et très rapidement car il est possible de le rechercher de façon informatique.

L’entreprise gagne donc beaucoup de temps et gagne en sécurité pour ce qui concerne la conservation des documents importants.

Quels sont les avantages de ce dispositif ?

La gestion électronique de documents est un outil qui permet la numérisation de tous les documents et leur stockage dans une base de données électronique. Cela permet de disposer d’une archive « infinie », qui peut stocker un très grand nombre de documents.

Un autre avantage de la GED est qu’elle permet de partager plus facilement les documents au sein de l’entreprise, puisqu’ils sont stockés électroniquement et non sur papier. Cela facilite le travail en équipe et rend la communication au sein de l’entreprise beaucoup plus aisée.

La GED a également l’avantage d’être plus sûre qu’une archive papier traditionnelle, puisque les documents sont moins susceptibles d’être perdus ou endommagés. En outre, les documents électroniques peuvent être sauvegardés plus facilement, ce qui accroît encore la sécurité.

Dans l’ensemble, la gestion électronique des documents est une solution très les entreprises qui ont besoin de stocker un grand nombre de documents. Il est plus efficace et plus sûr que le stockage traditionnel sur papier, et facilite le partage des documents au sein de l’entreprise.

GED : des documents toujours à portée de main

Les entreprises sont obligées de conserver de nombreux documents dans leurs archives, qu’il s’agisse de documents administratifs ou de documents ayant un intérêt plus pratique et technique.

Cette conservation des documents peut se faire de manière traditionnelle, c’est-à-dire en stockant les documents sur un support papier dans une salle d’archives qui contient de nombreuses armoires et dossiers. Cette méthode traditionnelle présente de nombreux inconvénients, dont le plus important est la difficulté de retrouver un document lorsqu’on en a besoin.

Notez-moi !